LICITACIÓN
PÚBLICA[1]
Conforme
la ley, se entiende por licitación pública, el procedimiento mediante el cual
la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad
de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre
ellas la que mejor convenga. En la intervención que tengan las entidades
estatales en las contrataciones, es esencial que las mismas se desarrollen
teniendo en cuenta los principios de transparencia, economía y responsabilidad.
Así mismo, deben aplicarse las normas que regulan la conducta de los servidores
públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios
generales de derecho y los particulares del derecho administrativo.
ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL[2]
Primera Etapa: Planeación en la
Contratación Estatal
En la planeación del contrato se deben fijar los requerimientos de
la contratación, tales como la identificación de la necesidad del contrato, los
recursos presupuestales disponibles para su financiación, su ajuste al plan de
necesidades y al plan de compras y la elaboración y alcance de los estudios y
diseños previos (técnicos, económicos y jurídicos. De tal manera que luego de
una buena planeación, se celebrará el contrato si éste se ajusta a las
necesidades de la entidad para cumplir con el servicio.
Segunda Etapa: Publicaciones de
Proyecto de Pliegos y Convocatoria Pública
¿Qué es el proyecto de pliegos?
El proyecto de pliegos, como su nombre lo indica, es un proyecto
de lo que serán los pliegos de condiciones finales. Como proyecto que es, se
presenta al público para que todos los interesados lo conozcan, lo estudien, y
de esta manera hagan todas las observaciones y preguntas que consideren del caso.
Este proyecto debe ser lo más cercano posible al pliego definitivo
y abarcar el contenido integral del futuro pliego de condiciones. El proyecto
debe contener toda la información y todas las “reglas de juego” que regirán en
el proceso contractual. Deben ser en su estructura y contenido, lo más cercano
que sea posible, al proyecto definitivo de pliego de condiciones. Esto
garantizará que los interesados opinen sobre todo su contenido.
¿Cómo obtienen los contratistas información sobre los procesos
de contratación de las entidades estatales?
La entidad contratante debe garantizar la publicidad de todos los
procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación salvo los
asuntos expresamente sometidos a reserva.
La publicidad en los proceso de contratación se debe hacer en el
Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través del Portal
único de Contratación, cuyo sitio web será indicado por su administrador. Con
base en lo anterior, se publicarán, entre otros: el proyecto de pliego de condiciones
y la indicación del lugar físico o electrónico en que se podrán consultar los
estudios y documentos previos.
Así mismo deben publicarse las observaciones y sugerencias al
proyecto de pliego de condiciones que presenten los posibles oferentes y el
documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones
presentadas.
En caso de no contarse con los medios tecnológicos adecuados o de
no encontrarse disponible el Secop en el día en que deba realizarse la
publicación a que se refiere el inciso segundo del artículo 4° del decreto 2474
de 2008, la entidad publicará para cada proceso de licitación, selección
abreviada y de concurso de méritos, un aviso en un diario de amplia circulación
nacional, departamental o municipal, según el caso, o a falta de estos en otros
medios de comunicación social que posean la misma difusión, informando el lugar
donde puedan ser consultados en forma gratuita tanto el proyecto de pliego de condiciones
como la versión definitiva del mismo y señalando la forma en que se dará
publicidad a los demás actos del proceso. La no presentación del reporte o del plan
de acción señalado anteriormente acarreará la violación del decreto
reglamentario y por ende la vulneración de los deberes funcionales de los
responsables, la que se apreciará por las autoridades competentes de
conformidad con lo previsto en el Código Disciplinario único.
Sin perjuicio de la publicación que del contrato celebrado se haga
en el Secop, deben tenerse en cuenta las normas que regulan la publicación de
los contratos en el Diario único de Contratación Pública, o en su defecto en la
Gaceta Oficial de la respectiva entidad territorial o por algún mecanismo
determinado en forma general por la autoridad administrativa territorial, que
permita a los habitantes conocer su contenido.
La publicación electrónica de los actos y documentos descritos
debe hacerse en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres
(3) días hábiles siguientes. El plazo general de su permanencia se extenderá
hasta dos (2) años después de la fecha de liquidación del contrato, o de la
ejecutoria del acto de declaratoria de desierta según corresponda.
¿Cuáles son los plazos para realizar las publicaciones?
El proyecto de pliego de condiciones se publicará cuando menos con
diez (10) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su
apertura, en el caso de la licitación y concurso de méritos con propuesta
técnica detallada (PTD), y con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles
a la misma fecha, en la selección abreviada y concurso de méritos con propuesta
técnica simplificada (PTS). La publicación del proyecto de pliego de
condiciones no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de
selección.
¿Qué es Portal Único de Contratación?
El Portal Único de Contratación es una página de Internet,
administrada por el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP).
Mediante este sistema se cumple la mayoría de los requisitos de
publicidad en el proceso de contratación pública. A su vez, a través de éste se
permite al público la consulta de toda clase de información referente al
proceso contractual.
Su principal objetivo es garantizar la transparencia y la
publicidad en la selección de los contratistas particulares.
¿Qué tipo de información se publica en el SECOP?
Hace referencia a cada uno de estos documentos y su oportunidad
para publicarlos. Estos documentos son:
1. El aviso de la convocatoria pública.
2. El proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar
físico o electrónico en que se podrán consultar los estudios y documentos
previos.
3. Las observaciones y sugerencias al proyecto de pliego de
condiciones, y el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre
las observaciones presentadas.
4. El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso
de selección.
5. El pliego de condiciones definitivo y la constancia de envío de
información a la Cámara de Comercio para la licitación pública.
6. El acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de
condiciones y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso
de selección y las respuestas a las mismas.
7. El acta de la audiencia de revisión de la asignación de riesgos
previsibles.
8. El acto administrativo de suspensión del proceso.
9. El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura.
10. Las adendas a los pliegos de condiciones.
11. El informe de evaluación a las propuestas.
12. El informe de verificación de los requisitos habilitantes para
acceder al proceso de la conformación dinámica de la oferta en la licitación
pública.
13. El acto administrativo de adjudicación del contrato. En los casos
de licitación pública, también el acta de la audiencia pública de adjudicación.
14. El acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección.
15. El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la
información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de
la ejecución contractual o con posterioridad a ésta.
16. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo
de liquidación unilateral.
17. ¿Dónde se encuentra ubicado el Portal Único de Contratación? El
Portal Único de Contratación está ubicado en la página Web
http://www.contratos.gov.co.
18. En él se encuentra toda la información que requieren los usuarios
para interactuar con este sistema de información.
¿Cuál es la importancia de las observaciones y sugerencias que
se presentan al proyecto de pliego de condiciones?
La importancia de estos, por así llamarlos, comentarios, radica en
que los pliegos de condiciones definitivos podrán incluir los temas planteados
en las observaciones, siempre que se estimen relevantes. Así se está minimizando
la posibilidad de que se susciten controversias, bajo la premisa de que los
interesados ya han tenido la oportunidad de opinar y de ser oídos en el trámite
de elaboración de los pliegos definitivos.
Resolución de Apertura del proceso de selección
La Resolución de Apertura del proceso de selección es un acto
administrativo mediante el cual se ordena:
1. la apertura del proceso de
selección, y;
2. la publicación del Pliego
de Condiciones definitivo.
En los procesos de selección por licitación, selección abreviada y
concurso de méritos, se hará la convocatoria pública una vez evaluadas las
observaciones y propuestas presentadas por los interesados a los proyectos de
pliego de condiciones, documentos y estudios previos.
La Resolución de apertura del proceso de selección es propiamente
un acto administrativo de carácter general, mediante el cual se ordena la
apertura del proceso de selección. La competencia para proferirlo radica en el
representante legal de la entidad, quien tiene competencia para delegar esta
función.
Tercera Etapa: Apertura de la
Licitación Pública y Pliegos Definitivos
¿Qué información contiene el Acto Administrativo de apertura?
• Se deberá determinar el objeto del contrato.
• Se tendrán que indicar el número de publicaciones que se deberán
realizar y el intervalo de tiempo entre cada una de ellas.
• Se tendrá que ordenar la publicación de los pliegos definitivos en
la página Web que crea la entidad, o en su defecto tendrá que publicar
información acerca del lugar exacto en donde se pueden consultar los pliegos de
condición.
¿Qué es un pliego de condiciones definitivo?
Es el acto jurídico fundamental para entrar a regular una relación
contractual y que se tiene como futura entre las partes, es importante resaltar
lo anterior, siempre que la posibilidad de negociación de los contenidos
contractuales posterior a la adjudicación de los contratos estatales es
prácticamente nula.
Los pliegos de condiciones definitivos son los mismos proyectos de
pliegos, pero ajustados conforme las observaciones y complementaciones hechas
por los particulares, que la entidad contratante desee adoptar.
En el pliego de condiciones deberá establecerse un término por
medio del cual las entidades deban:
1. Evaluar las propuestas;
2. Solicitarle a los
proponentes las aclaraciones y explicaciones que la entidad considere indispensables.
Es relevante el conocimiento de este término por parte de los
proponentes, debido a que dependiendo de lo que se diga en el informe de
evaluación, ellos podrán realizar las observaciones que consideren necesarias
para aclarar el contenido de sus ofertas. (Ley 80 de 1993 Art.30 Num. 8)
Factores de Selección – Condiciones de Cumplimiento y Evaluación
Factores y criterios que serán tenidos en cuenta para la
evaluación y la adjudicación del contrato. La capacidad jurídica,
administrativa, operacional y financiera así como la experiencia y la capacidad
de organización serán objeto de verificación para aceptar la participación de
un oferente, mas no será objeto de calificación o puntaje.
Designación, Asignación y Tipificación del Riesgo
Durante el plazo de ejecución del contrato se pueden presentar
diferentes factores de riesgo, como cambios en circunstancias económicas,
políticas o sociales que pueden llevar a que no se cumplan los flujos y
resultados esperados y alterando el equilibrio económico de las prestaciones.
Estos hechos pueden ser imputables a las partes o ajenos a ellas. Por
lo anterior, conforme al artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 que indica que. “Los
pliegos de condiciones o sus equivalentes deberán incluir la estimación,
tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la
contratación.
En las licitaciones públicas, los pliegos de condiciones de las
entidades estatales deberán señalar el momento en el que, con anterioridad a la
presentación de las ofertas, los oferentes y la entidad revisarán la asignación
de riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva”
¿En qué consiste la audiencia de riesgos?
El objeto de esta audiencia será la de realizar por parte de los
interesados unas propuestas, basadas en observaciones que tengan al proyecto de
pliego de condiciones en lo que se refiere a cómo fueron tipificados los
riesgos previsibles por parte de la entidad, o en cuanto a la cuantificación de
los mismos, o en cuanto a quién es el que soportará tales riesgos, y en general
a lo que tenga que ver en la tipificación, estimación y asignación de los
riesgos previsibles en el desarrollo y ejecución del contrato.
¿En qué momento puede llevarse acabo esta audiencia sobre
riesgos?
A criterio de la entidad, la audiencia puede presentarse:
1. Antes del acto de apertura
del proceso, sobre las observaciones al proyecto de pliego en materia de
riesgos.
2. O en la misma audiencia de
que trata el artículo 30 del estatuto de contratación, que se refiere a la
audiencia de aclaraciones, que más adelante se explicará.
Lo importante de esta audiencia que el oferente debe saber es que
se discutirá sobre los riesgos previsibles, es por el equilibrio económico del
contrato.
Los interesados en ofertar deberían asistir a estas audiencias,
pues es la oportunidad que la ley les otorga de participar de manera activa en
la consecución de sus propios intereses. Adicionalmente, porque al presentar
las ofertas se entiende que se acepta, por parte del proponente, la
distribución de los riesgos previsibles, que estaban contenidos en el pliego de
condiciones.
¿Cuál es el objetivo de las audiencias de aclaraciones?
Clarificar el alcance y contenido de los pliegos de condiciones.
Los oferentes pueden expresar sus inquietudes u observaciones que
tengan con relación a los pliegos de condiciones.
¿Cómo finaliza esta audiencia?
Esta audiencia finaliza con un acta, y conforme lo señala el
estatuto contractual pueden darse situaciones tales como modificaciones que
hayan resultado pertinentes para el pliego de condiciones o también la prórroga
del término para la presentación de las ofertas.
De lo anterior puede concluirse que los pliegos deben conocerse
antes de la audiencia.
Por el principio de transparencia los interesados tienen la
oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que
se rindan o adopten. Por eso el pliego establece los momentos en que se permite
el conocimiento de tales actuaciones con la posibilidad de que se puedan
realizar observaciones.
¿Hasta cuándo se pueden solicitar aclaraciones?
Es importante señalar que los interesados en el proceso pueden
solicitar aclaraciones dentro del plazo de la licitación, y es un deber de las
entidades contestarlas por escrito, con copia a todos aquéllos que retiraron
los pliegos.
Cuarta Etapa: Preparación de las
Ofertas, Audiencias y Adjudicación
Audiencia de Adjudicación
La adjudicación deberá realizarse en audiencia pública, donde
participarán además del jefe de la entidad o al delegado para el caso, los
demás proponentes e interesados en asistir.
En esta audiencia y previo a la decisión de adjudicación los
interesados pueden pronunciarse sobre la respuesta dada por la entidad a las
observaciones realizadas a los informes de evaluación.
Orden de elegibilidad
El orden de elegibilidad resulta de:
- La aplicación del cumplimiento de los requisitos de orden
jurídico y técnico y,
- De la aplicación de la formula dispuesta en el pliego de
condiciones. Se realiza con las ofertas que obtuvieron la calificación de
admisible en los criterios de evaluación y se denominaron válidas.
¿Qué es el acto de adjudicación?
El acto de adjudicación es un acto administrativo que profiere la
entidad, mediante el cual se designa al oferente escogido. A partir de ese
momento se convierte en el adjudicatario, es decir el futuro suscriptor del
contrato.
¿El acto de adjudicación debe estar motivado?
El acto de adjudicación no debe estar sujeto a ningún tipo de
condición, como tampoco la oferta, ya que es una actuación regulada, que aunque
tenga cierto grado de discrecionalidad, debe estar motivada; en la motivación
deben plasmarse los motivos que llevaron a la entidad a escoger tal oferta como
la mejor, para que no se presenten conflictos con los demás proponentes.
Suscripción del Contrato
Si el adjudicatario no suscribe el contrato dentro del término que
se haya señalado, se le hace exigible la póliza de seriedad que constituyó
previamente en calidad de sanción, sin perjuicio de que procedan las acciones
correspondientes al reconocimiento de los perjuicios no cubiertos por el valor
de los depósitos o la garantía.
Será entonces al segundo proponente mejor calificado quien la
entidad podrá adjudicarle el contrato mediante acto motivado.
¿Qué pasa una vez el adjudicatario suscribe el contrato?
Se debe constituir la póliza única de cumplimiento. Con respecto a
esta garantía es preciso recordar que como excepción al régimen habitual de
seguros consagrado en el Código de Comercio, la garantía única de cumplimiento
no se termina automáticamente por incumplimiento en el pago por parte del contratista,
los cual se mantiene vigente con la Ley 1150 de 2007, razón por la cual no es
necesario que las entidades públicas contratantes exijan a los contratistas
adjuntar los recibos de pago.
Liquidación del contrato
La liquidación del contrato tiene como propósito hacer un ajuste
final de cuentas y de finiquitar el negocio mediante el reconocimiento de
saldos a favor de alguna de las partes o de declararse a paz y salvo, según el
caso.
